ビジネス英語の英文メール！３パラグラフで書くことを必ず意識しよう！

ビジネス英語：ビジネスの主体は、英文メール！

時代は大きく変わったものだと思います。

昔は、海外とビジネスをしていても連絡は電話だけだったので、英語で電話をかけたり、受けたりが主流でした。

だから、電話の英語を、ビジネスマンの皆さん、一生懸命、電話英語を覚えようとされていましたね。

でも、この数年、もうビジネスのやりとりは、メールが主体です。

つまり英文ライティングです。

ライティングと聞いて、ええっ？と怖気ずくことはありません。

ビジネス英語のメールのライティングはある意味で簡単です。

どうしてある意味で簡単だと言えるのかと言うと、

英文メールが簡単な理由

ただし、その決まりきった英文については、１つでいいので、その英文の構造、また、なぜそんな文型なのか？など、曖昧さを残さずしっかり理解する事です。

曖昧なまま、例文を覚えても、応用がききません。

ちょっと、ひつこいくらい決まりきった英文をしっかり理解する事が大事です。

ビジネス英語：英文メールのポイントは？

まずは、パラグラフについて！

英語圏では、子供たちに英作文を書かす時「 paragraph writing」と言うのをしっかり教えます。

パラグラフ＝paragraphって「段落、節、意味のまとまり」です。

子供たちは、漠然とダラダラした文章を書くのではなく、paragraph writing（パラグラフ・ライティング）、「段落、節、意味のまとまり」で文章構成を考えながらライティングの技術をしっかりと学びます。

日本語の文章では、起承転結ですが、この日本語の発想は忘れてください。

英語の小論文の書き方とかは、別として、ビジネス英語の英文メールは、３パラグラフです。

ビジネス英語：英文メールのライティングは、３パラグラフ！

この３パラグラフで書くと言うことは、必ず意識しましょう。

具体的な英語の例文とかについては、次の記事で詳しく紹介しますが、この３パラグラフを意識しないといけないと言うことについて、もう少し詳しく説明しますね。

ビジネス英語：英文メールのライティング：第１パラグラフ（書き出しのパラグラフ）

まずは、第１パラグラフ。

これは、意外と日本人は、意識しないとよく間違えてしまいます。

日本人の文化って、謙虚と言うか、直接ズバッと言うことを遠慮してしまうようです。

だから、たとえば、返品をしてお金を返して欲しいとか言いたいメールでも、日本風に書けば、こうこう言う理由で、こんなことがあって、こうだから・・と前置きが長すぎるのです。

日本人とビジネスをしている私のアメリカ人の友人たちからも、「日本人のメールは一体何が言いたいのか分かりにくい。」と言う声はよく耳にします。

最後まで読まないと、意味が分からないと言うのです。

直接ズバッと言うのを遠慮して、遠回しに遠回しに説明してから、だから返品したいのですと言うのです。

でも、英語の文化では、まず、返品したい。そして後でその理由なのです。

これは、英語と日本語の語順が逆なのと似ていますね。

第１パラグラフ：書き出しのパラグラフでは、まずこのメールが何のメールか？パッと分かるような文章にするのが基本です。

返品を例にすると、「返品してもらいたいのでメールします。」と。

ズバッと、書き出しのパラグラフを読めば、何の話でメールがきたのか分かるように書きます。

ビジネス英語：英文メールのライティング：第２パラグラフ（本文のパラグラフ）

次に、第２パラグラフ。

第２パラグラフは、本文のパラグラフで、つまりは、本題です。

第１パラグラフで、まず言いたいことは、言っていますよね。

メールを受け取った人は、第一パラグラフで、書かれている英文で、何の話でメールが来たのかは、もう分かっているので、その内容について、もう少し具体的に詳しく書くのが、第２パラグラフの本文のパラグラフなのです。

ビジネス英語：英文メールのライティング：第３パラグラフ（結びのパラグラフ）

第１パラグラフ書き出しのパラグラフと、第２パラグラフ本文のパラグラフ。

これだけで、実は、用件は、全部伝えてしまえます。

でも、これだけでは、あまりに物足りない！

いきなり用件で終わるのではなく、あと一言添えるのが、大人のマナー！

これは、日本でもアメリカでも、他の国でも共通です。

このあと一言添えるのが第３パラグラフ（結びのパラグラフ）です。

これで、ビジネスメールらしくなりますよ！